Anonimizacja a dostępność cyfrowa. Jak przygotować czytelny PDF do BIP?

Anonimizacja nie powinna odbierać dostępności dokumentu. Zobacz, jak chronić dane i przygotować czytelny PDF dla użytkowników BIP.

Dokument może być skutecznie pozbawiony danych osobowych, a jednocześnie trudny lub niemożliwy do odczytania przez część mieszkańców. Dzieje się tak często wtedy, gdy po anonimizacji urząd publikuje spłaszczony skan bez tekstu, logicznej struktury i możliwości obsługi klawiaturą.

Ochrona prywatności i dostępność cyfrowa nie są przeciwstawnymi celami. Dobrze przygotowana kopia publiczna powinna realizować oba.

Dlaczego sam obraz strony jest problemem?

Skan zapisany jako obraz może wyglądać poprawnie dla osoby widzącej, ale czytnik ekranu nie rozpoznaje w nim nagłówków, akapitów ani tabel. Nie da się łatwo wyszukać konkretnej frazy, skopiować fragmentu lub zmienić sposobu prezentacji tekstu.

Portal gov.pl wskazuje, że podmioty publiczne nie mają ogólnego obowiązku publikowania skanów wyłącznie dla pokazania pieczęci i podpisów. Dokument dostępny w BIP jest dokumentem urzędowym ze względu na miejsce i sposób publikacji, a nie dlatego, że zawiera obraz pieczęci.

Jeżeli tekst powstał cyfrowo, najlepszym punktem wyjścia jest zazwyczaj dostępny dokument źródłowy. Drukowanie, skanowanie i OCR dodają etapy, na których można stracić strukturę oraz przeoczyć dane.

Anonimizacja może uszkodzić strukturę dokumentu

Niektóre metody redakcji zamieniają wszystkie strony na obrazy. Chroni to przed prostym skopiowaniem usuniętego tekstu, ale może zniszczyć tagi PDF, kolejność czytania, opisy alternatywne i możliwość nawigacji po nagłówkach.

Z kolei pozostawienie warstwy tekstowej bez prawidłowego usunięcia danych tworzy inne ryzyko: odbiorca może skopiować tekst znajdujący się pod wizualnym zasłonięciem.

Rozwiązaniem nie jest wybór jednego z tych błędów. Potrzebny jest proces, który trwale usuwa wskazaną informację, a następnie zachowuje lub odbudowuje dostępność pozostałej treści.

Jak przygotować dostępną kopię publiczną?

Zacznij od dobrego pliku źródłowego

W Wordzie lub innym edytorze zastosuj prawdziwe nagłówki, listy i poprawnie zbudowane tabele. Ustal kolejność treści przed eksportem. Nie twórz układu za pomocą wielu spacji, pustych akapitów ani obrazu zawierającego tekst.

Oddziel decyzję o jawności od technicznej redakcji

Najpierw ustal, które fragmenty mają zostać usunięte. Potem wykonaj trwałą redakcję. Dzięki temu osoba poprawiająca dostępność nie musi wracać do oryginalnych danych i przypadkowo przywracać usuniętych treści.

Zostaw zrozumiałą informację o wyłączeniu

Sam czarny obszar może być niezrozumiały dla użytkownika czytnika ekranu. Jeżeli kontekst tego wymaga, można zastosować neutralny komunikat, np. „dane osobowe wyłączone z publikacji”, bez opisywania ukrytej informacji.

Takie oznaczenie powinno być spójne w całym dokumencie. Nie należy wpisywać kategorii, która sama ujawni wrażliwy fakt, np. precyzyjnej nazwy choroby.

Zachowaj prawidłową kolejność czytania

Po usunięciu fragmentów sprawdź, czy tekst przed i po redakcji jest odczytywany we właściwej kolejności. Szczególnej uwagi wymagają dokumenty wielokolumnowe, formularze i rozbudowane tabele.

Sprawdź kontrast i czytelność

Redakcja nie może zasłaniać sąsiednich treści potrzebnych do zrozumienia dokumentu. Tekst, obramowania tabel i oznaczenia powinny zachować czytelny kontrast.

Dodaj tytuł i język dokumentu

Plik powinien mieć zrozumiały tytuł i ustawiony język. Nazwa załącznika w BIP musi wyjaśniać, co zawiera dokument, bez używania danych osoby, której dotyczy sprawa.

A co ze skanami papierowych dokumentów?

Jeżeli urząd dysponuje wyłącznie skanem, OCR jest potrzebnym początkiem. Po rozpoznaniu tekstu należy sprawdzić jego zgodność z obrazem, wykonać redakcję obu warstw i zweryfikować kolejność czytania.

Przy odręcznych pismach pełna automatyczna dostępność może być trudna. Można rozważyć przygotowanie dostępnej transkrypcji zakresu przeznaczonego do publikacji, zachowując przy tym znaczenie dokumentu i nie przenosząc do niej danych wyłączonych z jawności.

Więcej o ryzykach technicznych znajdziesz w poradniku Anonimizacja skanów i dokumentów po OCR.

Kontrola końcowa wymaga dwóch perspektyw

Przed publikacją sprawdź osobno:

Te kontrole mogą wykonywać różne osoby, ale powinny dotyczyć tej samej ostatecznej kopii. Po umieszczeniu jej w BIP pobierz plik i sprawdź wersję faktycznie udostępnioną mieszkańcom.

Redakt pomaga przygotować bezpieczną kopię PDF i kontrolować proponowany zakres anonimizacji. Dostępność wynikowego dokumentu należy uwzględnić w całym procesie publikacji. Wypróbuj Redakt.

Źródła

Przetestuj anonimizację w systemie Redakt

Redakt to aplikacja internetowa MWC do anonimizacji PDF i skanów. AI wskazuje dane do sprawdzenia, a po Twoim zatwierdzeniu system trwale usuwa wybrane treści z dokumentu.

Wypróbuj Redakt bezpłatnie Poznaj funkcje systemu

Powiązane publikacje

Wróć do publikacji

Producent: MWC Sp. z o.o., ul. Kowalewicka 12, 60-002 Poznań, NIP 7831678932. Kontakt: info@mwc.pl.