Czy pismo odręczne może zdradzić autora? Ważna lekcja dla urzędów

Usunięcie nazwiska ze skanu nie zawsze chroni tożsamość. Sprawdź znaczenie charakteru pisma, kontekstu i kontroli dokumentu przed publikacją.

Na skanie nie ma już nazwiska, adresu ani podpisu. Pozostała tylko treść odręcznie napisanego pisma. Czy to wystarczy, aby autor był anonimowy? W niektórych sytuacjach odpowiedź brzmi: nie. Warto o tym pamiętać przy przygotowywaniu skarg, petycji i korespondencji mieszkańców do publikacji.

Rzeczywista interwencja — nie sprawa samorządu

7 lipca 2025 r. UODO opisał wystąpienie do Pierwszej Prezes Sądu Najwyższego dotyczące publikacji zdjęć odręcznych protestów wyborczych na stronie sądu i w mediach społecznościowych. Organ zwrócił uwagę, że charakter pisma może stanowić daną osobową, jeśli da się go powiązać z konkretną osobą. Poprosił o wyjaśnienia i informacje o procedurze anonimizacji. Źródło: komunikat UODO.

Nie był to opis kary ani prawomocnego wyroku. Przywołujemy tę interwencję jako punkt wyjścia do praktycznych wniosków dla urzędów, które również otrzymują odręczną korespondencję.

Dwa różne zadania przy pracy ze skanem

Pierwsze zadanie to odnalezienie danych zapisanych w treści: nazwiska, adresu, numeru telefonu czy informacji o konkretnej osobie. Drugie to ocena, czy sposób przedstawienia dokumentu i jego kontekst nadal pozwalają rozpoznać autora.

Te zadania nie są tożsame. Nawet bardzo dobrze odczytany tekst nie odpowie sam na pytanie, czy publikacja obrazu odręcznego pisma jest w danej sytuacji właściwa. Rozpoznawanie tekstu i anonimizacja to różne etapy pracy.

Nieczytelny fragment wymaga sprawdzenia

W proponowanej procedurze skany powinny przechodzić kontrolę wizualną. Szczególnej uwagi wymagają miejsca z drobnymi dopiskami, przekreśleniami, podpisami pod tabelą i informacjami na marginesach.

Jeżeli narzędzie nie odczyta fragmentu, nie oznacza to, że fragment nie zawiera danych. Dlatego operator powinien widzieć również oryginalny obraz strony, a nie wyłącznie tekst rozpoznany automatycznie.

Przy dokumentach słabej jakości warto zaznaczać obszary wymagające ręcznej oceny. Celem nie jest uzyskanie ładnego tekstu po OCR, lecz przygotowanie takiej kopii, którą można bezpiecznie udostępnić w ustalonym zakresie.

Czy zamiast skanu można opublikować transkrypcję?

W określonych sytuacjach do rozważenia jest przygotowanie wiernego, maszynowego odwzorowania treści. Może to ograniczyć ryzyko rozpoznania autora po charakterze pisma. Nie jest jednak uniwersalnym rozwiązaniem dla każdej kategorii dokumentu.

Najpierw trzeba ustalić, czy przepisy i cel publikacji pozwalają zastąpić skan taką formą. Transkrypcja wymaga sprawdzenia zgodności z oryginałem oraz oceny danych pozostałych w samej treści. Nie powinna być swobodnym streszczeniem przedstawianym jako dokument źródłowy.

Kontekst może zdradzać więcej niż nagłówek

Przykład modelowy: pismo opisuje bardzo charakterystyczne zdarzenie w małej miejscowości, a jego autor wskazuje swoją rzadką funkcję i dokładną datę spotkania. Usunięcie imienia i nazwiska nie musi usuwać możliwości identyfikacji.

Dlatego przy końcowym przeglądzie proponujemy zadawać pytanie: „Czy ktoś znający lokalne realia rozpozna tę osobę?”. Odpowiedź może wskazać potrzebę dodatkowych wyłączeń, ale ich zakres należy uzgodnić tak, aby nie zniekształcić informacji podlegającej udostępnieniu.

Jak podejść do narzędzi AI?

Wykrywanie danych przez AI warto traktować jako wsparcie pracownika, a nie dowód anonimowości dokumentu. Nie należy obiecywać, że narzędzie zawsze rozpozna wszystkie dopiski lub samodzielnie oceni lokalny kontekst.

Zobacz funkcje Redakt. Testując narzędzie, uwzględnij zarówno czytelny PDF, jak i skan z dopiskami — najlepiej na przygotowanych dokumentach demonstracyjnych z fikcyjnymi danymi.

Materiał edukacyjny. Wybór formy publikacji i zakres wyłączeń wymagają oceny konkretnego dokumentu.

Przetestuj anonimizację w systemie Redakt

Redakt to aplikacja internetowa MWC do anonimizacji PDF i skanów. AI wskazuje dane do sprawdzenia, a po Twoim zatwierdzeniu system trwale usuwa wybrane treści z dokumentu.

Wypróbuj Redakt bezpłatnie Poznaj funkcje systemu

Powiązane publikacje

Wróć do publikacji

Producent: MWC Sp. z o.o., ul. Kowalewicka 12, 60-002 Poznań, NIP 7831678932. Kontakt: info@mwc.pl.