Anonimizacja dokumentacji zamówień publicznych i umów. Co sprawdzić przed udostępnieniem?

Jak przygotować do udostępnienia ofertę, umowę lub protokół postępowania? Zobacz, gdzie szukać danych osobowych i informacji chronionych.

Dokumentacja zamówienia publicznego łączy kilka rodzajów informacji: opis wydatkowania publicznych pieniędzy, dane wykonawcy, dane jego pracowników, podpisy, pełnomocnictwa, wykazy doświadczenia i informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Zasada jawności postępowania nie oznacza, że każdy element każdego załącznika należy bezrefleksyjnie opublikować w internecie.

Jednocześnie nie można używać ochrony danych jako ogólnego uzasadnienia do ukrywania informacji o wyniku postępowania, wykonawcy lub wartości umowy. Potrzebna jest analiza konkretnego dokumentu i przepisów właściwych dla danego trybu.

Jawność jest punktem wyjścia

Urząd Zamówień Publicznych przypomina, że zgodnie z art. 18 Prawa zamówień publicznych postępowanie jest jawne, a ograniczenie dostępu może nastąpić w przypadkach określonych w ustawie. Pzp przewiduje między innymi zasady dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa i szczególne ograniczenia dla określonych postępowań.

Dokumentacja bywa również udostępniana na podstawie wniosku o informację publiczną albo publikowana w BIP i rejestrze umów. Każdy z tych trybów może wymagać osobnego ustalenia zakresu jawności.

Dlatego procedura powinna zaczynać się od odpowiedzi na trzy pytania:

W jakim trybie dokument jest udostępniany?
Które informacje przepisy nakazują ujawnić?
Które elementy podlegają ograniczeniu i na jakiej podstawie?

Gdzie w ofertach znajdują się dane osobowe?

Poza danymi osób reprezentujących wykonawcę dokumentacja może zawierać:

pełnomocnictwa z adresami i podpisami;
numery telefonów i prywatne adresy e-mail;
dane pracowników przewidzianych do realizacji zamówienia;
CV, uprawnienia i historię doświadczenia;
kopie dokumentów tożsamości lub zaświadczeń;
numery rachunków bankowych;
dane podwykonawców prowadzących jednoosobową działalność;
identyfikatory i podpisy elektroniczne;
informacje o karalności, zdrowiu lub niepełnosprawności, jeżeli trafiły do załączników.

Samo występowanie tych danych w dokumentacji postępowania nie rozstrzyga, czy mają zostać usunięte z udostępnianej kopii. Pokazuje jednak, które miejsca trzeba świadomie ocenić.

Umowa może zawierać więcej niż strony i wynagrodzenie

Jawność umowy dotyczy kontroli działania podmiotu publicznego, ale plik może obejmować załączniki techniczne, dane kontaktowe koordynatorów, wzory podpisów, informacje o personelu, polisy, numery uprawnień albo szczegóły systemów informatycznych.

W praktyce warto oddzielić treść potrzebną do kontroli wydatku i zobowiązania urzędu od informacji przypadkowo dołączonych do pakietu. Jeśli część załącznika nie podlega udostępnieniu, zakres wyłączenia powinien być możliwie wąski i uzasadniony.

Nie należy też utożsamiać tajemnicy przedsiębiorstwa z danymi osobowymi. Są to różne podstawy ograniczenia jawności, oceniane według innych przesłanek. Narzędzie techniczne może pomóc znaleźć dane, ale nie oceni skuteczności zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Typowe błędy podczas przygotowania kopii

Publikowanie całego pakietu eksportowego

System zakupowy może wygenerować archiwum zawierające pliki pomocnicze, formularze i oryginały załączników. Do publikacji powinien trafić sprawdzony zestaw, a nie automatycznie całe archiwum robocze.

Anonimizacja tylko pierwszego dokumentu

Dane często pozostają w pełnomocnictwie, wykazie osób, polisie albo skanie zaświadczenia. Każdy plik trzeba potraktować jako część jednego procesu.

Zostawienie danych w nazwie pliku

Nawet prawidłowo zredagowany PDF może nosić nazwę zawierającą nazwisko pracownika, numer telefonu albo nazwę katalogu sprawy.

Zakrywanie danych bez trwałego usunięcia

Prostokąt w edytorze tekstu, białe tło lub przycięcie obrazu może jedynie zmienić wygląd. Dane pozostają wtedy w warstwie tekstowej albo poza widocznym obszarem.

Utrata dostępności cyfrowej

Zamiana całej dokumentacji na skany utrudnia korzystanie z niej osobom z niepełnosprawnościami. Gov.pl podkreśla, że tekstowa część dokumentacji przetargowej powinna być publikowana w dostępnej cyfrowo postaci.

Proponowany proces dla urzędu

Właściciel postępowania ustala podstawę i zakres jawności.
Wyznaczona osoba tworzy kopię pakietu do udostępnienia.
Narzędzie wskazuje potencjalne dane osobowe we wszystkich plikach PDF.
Pracownik zatwierdza lub odrzuca oznaczenia zgodnie z decyzją merytoryczną.
Osobno odnotowuje się wyłączenia wynikające z innych tajemnic prawnie chronionych.
Powstaje nowa, trwale zredagowana kopia.
Druga osoba sprawdza treść, metadane, nazwy plików i komplet załączników.
Do wnioskodawcy lub BIP trafia wyłącznie zatwierdzony zestaw.

Praktyczne kryteria oceny danych mieszkańca, pracownika i osoby pełniącej funkcję publiczną opisujemy w artykule Co anonimizować w BIP?.

Redakt pomaga analizować wielostronicowe dokumenty PDF i przygotowywać kontrolowaną kopię do udostępnienia. Sprawdź działanie systemu.

Źródła

Przetestuj anonimizację w systemie Redakt

Redakt to aplikacja internetowa MWC do anonimizacji PDF i skanów. AI wskazuje dane do sprawdzenia, a po Twoim zatwierdzeniu system trwale usuwa wybrane treści z dokumentu.

Wypróbuj Redakt bezpłatnie Poznaj funkcje systemu

Powiązane publikacje

Wróć do publikacji

Producent: MWC Sp. z o.o., ul. Kowalewicka 12, 60-002 Poznań, NIP 7831678932. Kontakt: info@mwc.pl.