40 tys. zł kary w Aleksandrowie Kujawskim. BIP wymaga więcej niż anonimizacji
Sprawa Aleksandrowa Kujawskiego pokazuje znaczenie retencji, umów i kopii zapasowych. Sprawdź, dlaczego anonimizacja to tylko część ochrony BIP.
Po publikacji dokumentu łatwo uznać zadanie za zakończone. Tymczasem plik zostaje w internecie, a razem z nim dane osobowe. Kto odpowiada za jego dalszą dostępność? Kiedy należy ponownie ocenić publikację? Co się stanie po zmianie dostawcy systemu?
Historia Aleksandrowa Kujawskiego pokazuje, dlaczego nie można ograniczyć ochrony BIP do sprawdzenia pojedynczego PDF.
Co rzeczywiście wynika ze sprawy?
UODO poinformował, że 28 lutego 2024 r. NSA oddalił skargę kasacyjną burmistrza, podtrzymując rozstrzygnięcie dotyczące kary 40 tys. zł nałożonej w 2019 r. Sprawa obejmowała m.in. brak wymaganych umów powierzenia, kwestie okresów publikowania danych oraz analizę ryzyka związanego z przechowywaniem nagrań sesji. Źródło: komunikat UODO o wyroku NSA.
W lutym 2026 r. UODO dodatkowo wyjaśnił, że przyczyną kary nie było samo publikowanie nagrań na YouTube. Wskazał m.in. brak kopii zapasowych i odpowiedniej analizy ryzyka oraz brak procedur przeglądu zasobów BIP. Źródło: wyjaśnienie UODO.
Nie jest to więc przykład „40 tys. zł za jedno niezamazane nazwisko”. To sprawa organizacji całego procesu przetwarzania danych.
Archiwum strony potrzebuje właściciela procesu
Nasza rekomendacja jest prosta: każda kategoria dokumentów powinna mieć przypisaną osobę odpowiedzialną za okresowy przegląd. Redaktor może technicznie usunąć lub zmienić publikację, ale potrzebuje uzasadnionej decyzji, co należy zrobić.
Warto prowadzić zestawienie obejmujące rodzaj materiału, cel publikacji, podstawę prawną, odpowiedzialną komórkę i termin ponownej oceny. Taki wykaz pozwala uporządkować zadania także po zmianie pracownika albo reorganizacji urzędu.
Nie rekomendujemy masowego kasowania starszych dokumentów według jednego terminu. Różne kategorie mają różne podstawy i okresy przetwarzania. Obowiązek zachowania dokumentacji w archiwum urzędu nie powinien być bezrefleksyjnie utożsamiany z potrzebą bezterminowego publicznego dostępu w internecie.
Przegląd nie powinien kończyć się na menu BIP
Plik może nie być widoczny w bieżącym spisie, a nadal otwierać się pod bezpośrednim adresem. Dlatego w proponowanym przeglądzie warto uwzględnić nie tylko wpisy, lecz także stare załączniki, kopie materiałów i wcześniejsze systemy używane przed migracją strony.
Zespół techniczny może pomóc ustalić, gdzie przechowywane są pliki i kto może je udostępniać. Ocena, czy publikację należy zachować, ograniczyć lub zakończyć, wymaga jednak udziału osób odpowiedzialnych za jej cel i zakres.
Trzy pytania do dostawcy
W ramach przygotowania przeglądu proponujemy zapytać:
- Czy urząd potrafi pobrać komplet swoich materiałów i zachować nad nimi kontrolę?
- Co technicznie oznacza usunięcie załącznika — czy przestaje działać również bezpośredni adres?
- Jak można odtworzyć materiał i sprawdzić historię zmian po awarii lub błędnej operacji?
Odpowiedzi warto zestawić z umową i rzeczywistym działaniem usługi. Sam zapis w procedurze nie potwierdza, że dany mechanizm jest dostępny i używany.
Anonimizacja jest jednym z etapów
Redakt dotyczy pracy z dokumentami przeznaczonymi do udostępnienia. Nie zastępuje polityki retencji, umów z dostawcami ani kopii zapasowych. Takie rozdzielenie odpowiedzialności pomaga wybrać narzędzie do właściwego zadania i uniknąć pozornego poczucia bezpieczeństwa.
Poznaj rozwiązanie dla samorządów, a przegląd BIP zaplanuj jako wspólne zadanie redakcji, komórek merytorycznych, IT i IOD.
Materiał edukacyjny. Okresy publikacji i przechowywania należy ustalać odrębnie dla poszczególnych kategorii dokumentacji.
Przetestuj anonimizację w systemie Redakt
Redakt to aplikacja internetowa MWC do anonimizacji PDF i skanów. AI wskazuje dane do sprawdzenia, a po Twoim zatwierdzeniu system trwale usuwa wybrane treści z dokumentu.
Wypróbuj Redakt bezpłatnie Poznaj funkcje systemu
Powiązane publikacje
Producent: MWC Sp. z o.o., ul. Kowalewicka 12, 60-002 Poznań, NIP 7831678932. Kontakt: info@mwc.pl.