UODO potwierdza kontrole BIP. Jak przygotować dokumenty i w czym pomoże Redakt?

UODO potwierdza kontrole anonimizacji w BIP. Sprawdź, jak przygotować PDF i skany do publikacji oraz jak Redakt wspiera pracowników urzędu.

Anonimizacja danych oraz udostępnianie przebiegu sesji rad gmin pozostają w planie kontroli UODO na 2026 rok. Urząd potwierdził to w komunikacie z 16 września. Dla osób odpowiedzialnych za BIP to konkretny sygnał, aby sprawdzić dokumenty już dostępne w internecie i sposób przygotowywania kolejnych publikacji.

W codziennej pracy najłatwiej przeoczyć pojedynczy szczegół: adres w załączniku, nazwisko powtórzone w uzasadnieniu uchwały albo dane pozostawione pod graficznym zakryciem w PDF. Dlatego przygotowanie dokumentu do publikacji powinno obejmować zarówno ocenę zakresu jawności, jak i techniczne sprawdzenie końcowego pliku.

W tym procesie może pomóc Redakt — przeglądarkowy system do anonimizacji dokumentów PDF i skanów. Wspiera wyszukiwanie danych i ich trwałe usuwanie, a decyzję o zakresie anonimizacji pozostawia pracownikowi.

Co dokładnie potwierdził UODO?

Podmioty prowadzące Biuletyn Informacji Publicznej znalazły się już w planie kontroli sektorowych opublikowanym 8 stycznia 2026 r.. Wskazany zakres obejmuje przetwarzanie danych przy prowadzeniu BIP, ze szczególnym uwzględnieniem anonimizacji oraz udostępniania sesji rad gmin.

W komunikacie z 16 września 2026 r. UODO poinformował o zmianach planu związanych z dodatkowymi kontrolami w ochronie zdrowia. Jednocześnie wyraźnie potwierdził, że plan dotyczący podmiotów prowadzących BIP pozostaje bez zmian.

Wrześniowa informacja potwierdza wcześniejszy plan. Nie oznacza zapowiedzi kontroli każdego urzędu ani ogłoszenia nowego terminu, do którego wszystkie BIP-y mają zostać sprawdzone.

Kontrola nie oznacza automatycznie kary

W wyjaśnieniu z 20 lutego 2026 r. UODO podkreślał, że celem kontroli jest poprawa ochrony danych. Urząd przypomniał również o wcześniejszych przypadkach publikowania w BIP informacji nadmiarowych, nieaktualnych lub nieprawdziwych oraz o znaczeniu regularnych przeglądów zasobów.

Warto więc wykorzystać ten temat do uporządkowania pracy redakcji BIP: ustalenia odpowiedzialności, sprawdzenia używanych narzędzi i przejrzenia próby rzeczywistych dokumentów. Sam zakup programu nie zastąpi tych działań, ale może ułatwić wykonywanie powtarzalnych czynności.

Jawność dokumentu nie oznacza jawności każdego szczegółu

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej prawo do informacji podlega ograniczeniu m.in. ze względu na prywatność osoby fizycznej. Ustawa przewiduje przy tym wyjątki, w szczególności dotyczące informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, związanych z wykonywaniem tych funkcji.

Nie należy zatem automatycznie usuwać wszystkich nazwisk ani pozostawiać wszystkich danych tylko dlatego, że występują w urzędowym dokumencie. Zakres udostępnienia trzeba ocenić w konkretnej sprawie, z uwzględnieniem właściwych przepisów. RODO dodatkowo wymaga ograniczania danych do niezbędnego zakresu oraz zapewnienia im odpowiedniej ochrony — zob. art. 5 i 25 rozporządzenia.

Przy przeglądzie warto zwrócić uwagę na:

To propozycja kolejności przeglądu, a nie lista dokumentów, które zawsze trzeba anonimizować w całości.

Jak Redakt pomaga przygotować plik do BIP?

Redakt łączy analizę dokumentu, weryfikację wskazań i przygotowanie wynikowego PDF w jednej aplikacji dostępnej przez przeglądarkę.

1. Pomaga znaleźć dane w PDF i skanach

System wskazuje potencjalne dane, m.in. imiona i nazwiska, adresy, numery PESEL, telefony oraz e-maile. Analiza uwzględnia również kontekst treści. W przypadku skanów OCR umożliwia rozpoznanie tekstu, a wyniki trafiają do weryfikacji.

2. Ułatwia sprawdzanie i poprawianie wskazań

Pracownik może przechodzić między kategoriami i stronami dokumentu, oceniać zaznaczenia, odrzucać je lub poprawiać. Może również ręcznie dodać obszar pominięty podczas analizy. AI wspiera przegląd, ale nie rozstrzyga o prawnej dopuszczalności publikacji danych.

3. Trwale usuwa zatwierdzone treści

Po zatwierdzeniu Redakt usuwa wskazane fragmenty z wynikowego PDF. Pozostały tekst zachowuje możliwość wyszukiwania i kopiowania; nie trzeba zamieniać całego dokumentu w obraz. Zachowanie tekstu jest przydatne dla odbiorców, choć samo w sobie nie gwarantuje pełnej dostępności cyfrowej dokumentu.

4. Pozwala przygotować kopię do używanego BIP

Gotowy plik pracownik pobiera i zamieszcza w systemie publikacyjnym urzędu. Redakt nie publikuje automatycznie do BIP ani nie sprawdza samodzielnie całego jego archiwum. Kontrola wybranego załącznika i zatwierdzenie publikacji pozostają częścią pracy urzędu.

Przykład: skarga mieszkańca i projekt uchwały

Wyobraźmy sobie, że biuro rady przygotowuje do publikacji projekt uchwały dotyczącej skargi. Pakiet obejmuje uzasadnienie, kopię pisma oraz załącznik. Urząd wcześniej ustalił, które informacje może udostępnić.

W proponowanym sposobie pracy osoba przygotowująca publikację analizuje w Redakt każdy przeznaczony do udostępnienia PDF. Sprawdza wskazania, przegląda także pozostałą treść i zatwierdza usunięcie właściwych fragmentów. Następnie pobiera kopie publiczne do osobnego folderu.

Osoba publikująca otwiera dokładnie te pliki, które zamierza zamieścić. Po publikacji pobiera je ponownie z BIP i porównuje z zatwierdzonymi wersjami.

Ten ostatni krok ma prosty cel: sprawdzić, czy do internetu rzeczywiście trafił przygotowany dokument. Nawet poprawna anonimizacja nie pomoże, jeśli omyłkowo zostanie wybrany oryginał.

Dlaczego trzeba sprawdzić wynikowy PDF?

Usuwanie widocznego tekstu lub obrazu oraz oczyszczanie ukrytych informacji to różne elementy pracy z PDF. Dokument może zawierać również metadane lub osadzoną zawartość — rozróżnienie to opisuje m.in. dokumentacja techniczna Adobe.

Praktyczna kontrola powinna więc obejmować wygląd dokumentu, pozostałą treść tekstową i dodatkowe elementy pliku. Próba wyszukania usuniętego nazwiska jest przydatna, ale brak wyniku nie stanowi samodzielnego dowodu skutecznej anonimizacji. W skanach trzeba również obejrzeć obraz strony, zwłaszcza drobny druk, dopiski i podpisy.

Zawsze sprawdzaj plik po eksporcie, a nie wyłącznie podgląd zaznaczeń w edytorze.

Krótka checklista przed publikacją

Poniższa lista jest propozycją redakcji Redakt, a nie oficjalnym formularzem kontroli UODO.

Szerszy przegląd organizacji pracy opisaliśmy w artykule „Kontrole BIP w 2026 roku: praktyczna checklista dla urzędu”.

Dokumenty i nagrania wymagają osobnej oceny

Plan UODO obejmuje także udostępnianie przebiegu sesji rad gmin. Przegląd warto zatem zaplanować osobno dla załączników, nagrań oraz towarzyszących im napisów i transkrypcji. Dane usunięte z pisma mogą nadal występować w odczytanej podczas obrad wypowiedzi.

Zakres Redakt opisany w tym artykule dotyczy plików PDF i skanów. Przygotowanie takiego pliku nie anonimizuje filmu ani dźwięku. Sposób postępowania z materiałem audiowizualnym wymaga odrębnej oceny, uwzględniającej obowiązki dotyczące jawności obrad.

Zacznij od jednego rzeczywistego procesu

Dobrym początkiem jest prześledzenie jednej publikacji: od przekazania dokumentu przez wydział, przez ocenę zakresu jawności i anonimizację, aż po pobranie załącznika z BIP. Taki przegląd pozwala zobaczyć, gdzie brakuje ustalonego działania lub jasnej odpowiedzialności.

Następnie warto sprawdzić, jak w ten proces wpisać narzędzie wspierające pracownika. Przed rozpoczęciem pracy z dokumentami urzędu należy uwzględnić zasady korzystania z usługi i dokumentację przetwarzania danych, dostępną w sekcji bezpieczeństwo Redakt.

Przetestuj Redakt bezpłatnie — 20 stron przez 14 dni i przejdź cały proces przygotowania PDF lub skanu. Jeśli chcesz omówić zastosowanie systemu w biurze rady lub redakcji BIP, umów prezentację.

Najczęstsze pytania

Czy UODO ogłosił we wrześniu nową akcję kontroli BIP?

Nie. Komunikat z 16 września potwierdził utrzymanie zakresu kontroli przewidzianego w planie na 2026 rok. Nie wskazuje terminu kontroli konkretnego urzędu.

Czy trzeba usuwać każde nazwisko z dokumentu?

Nie. Zakres anonimizacji zależy od podstawy udostępnienia, treści dokumentu i roli danej osoby. Wątpliwości wymagają oceny merytorycznej i prawnej, a nie automatycznego zaakceptowania wszystkich wskazań programu.

Czy analiza AI zastępuje przeczytanie dokumentu?

Nie. Pracownik musi ocenić wynik oraz sprawdzić treść, której system nie zaznaczył. Dotyczy to szczególnie skanów o słabej jakości i informacji identyfikujących osobę pośrednio.

Czy wdrożenie Redakt wystarczy do przygotowania na kontrolę?

Redakt wspiera etap anonimizacji dokumentów. Przygotowanie urzędu obejmuje także organizację publikacji, ocenę zakresu jawności, przegląd starszych zasobów i postępowanie z nagraniami. Narzędzie jest częścią tego procesu.

Źródła

  1. UODO, Plan kontroli sektorowych na rok 2026, 8 stycznia 2026 r., z późniejszą aktualizacją.
  2. UODO, Dodatkowe kontrole w podmiotach sektora ochrony zdrowia, 16 września 2026 r. — potwierdzenie utrzymania planu kontroli BIP.
  3. UODO, Kontrola Prezesa UODO nie jest równoznaczna z karą, 20 lutego 2026 r.
  4. Ustawa o dostępie do informacji publicznej, art. 5 ust. 2.
  5. RODO, w szczególności art. 5 i 25.
  6. Adobe, About redacting and sanitizing PDFs.
  7. Redakt, funkcje systemu i opis usługi.

Stan informacji: 1 października 2026 r.

Przetestuj anonimizację w systemie Redakt

Redakt to aplikacja internetowa MWC do anonimizacji PDF i skanów. AI wskazuje dane do sprawdzenia, a po Twoim zatwierdzeniu system trwale usuwa wybrane treści z dokumentu.

Wypróbuj Redakt bezpłatnie Poznaj funkcje systemu

Wróć do publikacji

Producent: MWC Sp. z o.o., ul. Kowalewicka 12, 60-002 Poznań, NIP 7831678932. Kontakt: info@mwc.pl.