Dane wnioskodawcy przekazane firmie. Lekcja ze sprawy Wejherowa

UODO upomniał Prezydenta Wejherowa za przekazanie danych mieszkańca firmie. Co ten przypadek oznacza dla przygotowywania odpowiedzi urzędu?

Ochrona danych w urzędzie nie kończy się na publikacji w BIP. Ten sam dokument może być przygotowany prawidłowo do zamieszczenia na stronie, a następnie przekazany w niewłaściwej wersji konkretnemu odbiorcy. Dlatego warto kontrolować również odpowiedzi na wnioski o informację publiczną.

Co opisał UODO?

24 sierpnia 2026 r. UODO poinformował o upomnieniu Prezydenta Wejherowa. Mieszkaniec pytał urząd o umowy z firmą i skany faktur. Jego dane przekazano także temu przedsiębiorcy. Firma złożyła bowiem własny wniosek dotyczący udzielania informacji na jej temat, a urząd potraktował obie sprawy łącznie.

Według UODO takie połączenie nie uzasadniało ujawnienia danych wnioskodawcy. Organ wskazał na brak podstawy prawnej oraz naruszenie poufności. Źródło: komunikat UODO i odesłanie do decyzji DS.523.2582.2024.

Ważne rozróżnienie: nie był to opis wycieku na publicznej stronie internetowej. Chodziło o przekazanie danych firmie. Komunikat mówi o upomnieniu, a nie o karze pieniężnej. Nie przesądza też o wyniku ewentualnej późniejszej kontroli sądowej.

Dwa pytania, które warto zadać przed wysyłką

Z tej historii wyciągamy wniosek organizacyjny: przygotowanie odpowiedzi wymaga oddzielnej kontroli treści i odbiorców.

Pierwsze pytanie: „Co mamy udostępnić?”. Drugie: „Komu i w jakim zakresie?”. Nawet kiedy dwie osoby pytają o podobne wydarzenia, nie należy automatycznie zakładać, że każda powinna zobaczyć dane drugiej.

Warto unikać pracy na jednej wersji pisma, do której dopisuje się kolejnych adresatów. Bezpieczniejsza organizacja pracy polega na przygotowaniu kopii przeznaczonej dla konkretnego odbiorcy i oddzielnym zatwierdzeniu zakresu załączników.

Załącznik często mówi więcej niż odpowiedź

Krótka odpowiedź urzędu może nie zawierać problematycznych danych. Mogą one jednak pozostawać w dołączonym skanie pierwotnego wniosku, poprzedniej korespondencji albo w informacji „do wiadomości”.

Proponujemy przed wysyłką sprawdzać:

Nie chodzi o mechaniczne usuwanie danych z każdej faktury czy umowy. Zakres udostępnienia wymaga oceny, ponieważ dokumenty dotyczące wydatków publicznych mogą zawierać informacje podlegające jawności.

Jedna sprawa — kilka wersji dokumentu

W naszym proponowanym modelu oryginał pozostaje w aktach. Kopia dla wnioskodawcy i kopia do publikacji mogą różnić się zakresem danych, jeśli wynika to z podstaw i celu udostępnienia. Wersje powinny być opisane tak, aby pracownik nie musiał zgadywać, którą można wysłać.

Dobrą praktyką jest kontrola ostatecznej paczki: pisma przewodniego, załączników i listy odbiorców. W sprawach bardziej złożonych może ją wykonywać inna osoba niż autor odpowiedzi. To niewielka zmiana procesu, która pomaga wykrywać pomyłki na ostatnim etapie.

Gdzie pomaga anonimizacja PDF?

Przygotowanie odpowiedniej kopii dokumentu jest jednym z elementów bezpiecznego udostępniania informacji. Oprogramowanie nie ustali za urząd, komu przysługuje dostęp, ale może wesprzeć pracę nad wersją pozbawioną danych wyłączonych z udostępnienia.

Zobacz możliwości Redakt. Włącz przygotowanie kopii publicznej do procedury obsługi wniosków, a nie tylko do publikacji w BIP.

Materiał edukacyjny. Zakres udostępnienia w konkretnej sprawie należy ustalić z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i dokumentacji.

Przetestuj anonimizację w systemie Redakt

Redakt to aplikacja internetowa MWC do anonimizacji PDF i skanów. AI wskazuje dane do sprawdzenia, a po Twoim zatwierdzeniu system trwale usuwa wybrane treści z dokumentu.

Wypróbuj Redakt bezpłatnie Poznaj funkcje systemu

Powiązane publikacje

Wróć do publikacji

Producent: MWC Sp. z o.o., ul. Kowalewicka 12, 60-002 Poznań, NIP 7831678932. Kontakt: info@mwc.pl.