Radny też ma prawo do prywatności. NSA nakazał usunąć dane z nagrania sesji

NSA potwierdził, że jawność sesji nie pozwala publikować każdej informacji o radnym. Sprawdź, jakie wnioski płyną z wyroku dla biur rady i BIP.

Jawność działania samorządu nie oznacza, że wszystko, co padnie podczas sesji, może bez ograniczeń pozostać w publicznym nagraniu. W prawomocnym wyroku z 9 czerwca 2026 r. Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że informacja dotycząca prywatnej przeszłości zawodowej radnego podlega ochronie. Najnowsze sprawozdanie UODO pokazuje jednocześnie drugi, bardzo praktyczny problem: publikowanie w BIP petycji kierowanych do rady miejskiej bez właściwej anonimizacji.

Radny jest osobą pełniącą funkcję publiczną. Nie oznacza to jednak, że każda informacja o jego życiu staje się informacją publiczną. Granicę tę wyraźnie zaznaczył Naczelny Sąd Administracyjny w prawomocnym wyroku z 9 czerwca 2026 r., sygn. akt III OSK 2025/23.

Sprawa dotyczyła nagrania sesji rady miejskiej. Podczas obrad przedstawiciel spółki komunalnej odczytał pismo i ujawnił informację o wcześniejszej, nieudanej próbie zatrudnienia obecnego radnego w tej spółce. Fragment nie pozostał wyłącznie w sali obrad. Znalazł się również w nagraniu udostępnionym na oficjalnych stronach samorządu.

Radny zwrócił się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Organ uznał, że ujawniona informacja nie miała związku z aktualnym wykonywaniem mandatu, a burmistrz nie miał podstawy prawnej do dalszego publikowania jej w nagraniu. Nakazał więc usunięcie tego fragmentu. Stanowisko UODO podtrzymały kolejno Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie i NSA. Opis wyroku NSA, sygn. III OSK 2025/23.

Co dokładnie wydarzyło się podczas sesji?

Źródłem sporu był lokalny konflikt pomiędzy radnym a spółką komunalną. W trakcie sesji jej przedstawiciel odniósł się publicznie do dawnej rekrutacji radnego na stanowisko w spółce. Przewodniczący dopuścił tę wypowiedź, a pełny zapis obrad trafił do Internetu.

Nagranie zostało na pewien czas zanonimizowane, jednak później przywrócono jego pełną wersję. W rezultacie informacja dotycząca prywatnej historii zawodowej radnego ponownie była publicznie dostępna.

Kluczowe okazało się nie to, że wypowiedź padła podczas jawnej sesji, ale to, czy ujawniona informacja pozostawała w związku z wykonywaniem mandatu radnego. UODO i sądy nie dopatrzyły się takiego związku. Zdarzenie rekrutacyjne miało miejsce kilka lat wcześniej i należało do sfery prywatnej.

NSA potwierdził również, że dane osobowe nie muszą przyjmować postaci numeru PESEL, adresu albo numeru dokumentu. Informacja opisująca konkretną, możliwą do zidentyfikowania osobę również może być daną osobową — nawet jeśli nie zawiera typowego identyfikatora.

Jawna sesja nie znosi prawa do prywatności

Obrady rady gminy są jawne, transmitowane i utrwalane. Mieszkańcy mają prawo wiedzieć, jak działają organy samorządu i jak osoby pełniące funkcje publiczne wykonują swoje obowiązki. Prawo do informacji publicznej nie ma jednak charakteru absolutnego.

Ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje ograniczenie jawności ze względu na prywatność osoby fizycznej. Ochrona ta jest węższa w przypadku osób pełniących funkcje publiczne, ale tylko w odniesieniu do informacji mających związek z pełnieniem tych funkcji.

W praktyce biuro rady powinno więc zadać dwa oddzielne pytania:

  1. Czy dana informacja dotyczy osoby pełniącej funkcję publiczną?
  2. Czy ma rzeczywisty związek z wykonywaniem tej funkcji?

Sama twierdząca odpowiedź na pierwsze pytanie nie wystarcza. Adres domowy radnego, informacje o zdrowiu, sprawach rodzinnych czy dawnej rekrutacji do pracy nie stają się automatycznie publiczne tylko dlatego, że dotyczą radnego albo zostały wypowiedziane podczas sesji.

Inne zasady obowiązują podczas obrad, a inne przy późniejszej publikacji

W tej sprawie sądy zwróciły uwagę na ważne rozróżnienie. Czym innym jest przebieg dyskusji prowadzonej na żywo podczas posiedzenia, a czym innym późniejsze, długotrwałe udostępnianie jej zapisu w Internecie.

Podczas transmisji na żywo reakcja może być trudna. Po zakończeniu sesji urząd nadal ma jednak wpływ na wersję nagrania, protokołu, stenogramu i załączników, które publikuje. Powinien sprawdzić, czy materiały nie ujawniają informacji chronionych i — gdy jest to potrzebne — odpowiednio je przygotować przed udostępnieniem.

W opublikowanym 2 września 2026 r. sprawozdaniu Prezes UODO przypomniał, że obowiązek publikowania nagrań z obrad nie daje prawa do ujawniania wszystkich danych osobowych pojawiających się podczas posiedzenia. Dotyczy to zwłaszcza danych osób prywatnych. Sprawozdanie z działalności Prezesa UODO w 2025 r..

Świeży raport UODO: petycja do rady miejskiej opublikowana z adresem i podpisem

To samo sprawozdanie UODO opisuje sprawę jeszcze bliższą codziennej pracy biura rady i przygotowywaniu dokumentów do BIP.

W jednym z postępowań burmistrz otrzymał upomnienie za opublikowanie na stronie BIP danych osoby, która skierowała petycję do rady miejskiej. W udostępnionym materiale znalazły się:

Osoba ta nie wyraziła zgody na publikację swoich danych. UODO uznał więc, że burmistrz nie posiadał podstawy prawnej do ich upublicznienia. Gdy zapadała decyzja, dane zostały już usunięte z BIP, dlatego organ zastosował upomnienie.

Ten przypadek pokazuje typowy mechanizm naruszenia: urząd ma obowiązek poinformować o petycji i sposobie jej rozpatrzenia, ale nie oznacza to prawa do opublikowania całego dokumentu wraz ze wszystkimi danymi autora. Zakres jawności trzeba ustalić przed zamieszczeniem skanu albo pliku PDF. Sprawę publikacji petycji z danymi setek osób omówiliśmy w tekście Petycja w BIP i dane 749 osób. Czego uczy sprawa Myślenic?.

Skarga, wniosek lub petycja: największe ryzyko bywa w załącznikach

Materiały kierowane do rady często opisują konflikty sąsiedzkie, sprawy pracownicze, działalność szkoły, pomoc społeczną, stan zdrowia albo sytuację rodzinną. Dane wymagające ochrony mogą znajdować się nie tylko w nagłówku pisma, lecz także:

Usunięcie imienia i nazwiska z pierwszej strony nie zawsze anonimizuje dokument. Osobę może wskazywać połączenie kilku informacji: stanowisko, miejscowość, opis nieruchomości, przebieg konkretnego zdarzenia czy relacja z inną rozpoznawalną osobą. Praktyczną checklistę dla skarg zebraliśmy w artykule Skarga mieszkańca w BIP: co sprawdzić przed publikacją?.

UODO: błędna anonimizacja należy do najczęściej zgłaszanych naruszeń

Według sprawozdania UODO w 2025 r. zgłoszono 22 435 naruszeń ochrony danych osobowych — o 51 proc. więcej niż rok wcześniej. Wśród najczęściej zgłaszanych kategorii organ wymienia nieprawidłową anonimizację danych lub ich niezamierzoną publikację, m.in. na stronach internetowych, w BIP i dziennikach urzędowych.

Jako jedno z działań zapobiegawczych UODO wskazuje dodatkową weryfikację anonimizacji dokumentów przed ich opublikowaniem. To ważna wskazówka organizacyjna: skuteczność procesu nie powinna zależeć wyłącznie od pojedynczego pracownika, presji czasu i ręcznego przeglądania wielostronicowego pliku.

Checklista dla biura rady przed publikacją materiału

Przed zamieszczeniem skargi, petycji, protokołu, projektu uchwały lub odpowiedzi w BIP warto wykonać co najmniej następujące czynności:

  1. Ustalić cel i podstawę prawną publikacji.
  2. Oddzielić informacje publiczne od danych dotyczących życia prywatnego.
  3. Sprawdzić cały dokument, a nie tylko jego pierwszą stronę.
  4. Zweryfikować załączniki, podpisy, pieczęcie i dane odręczne.
  5. Ocenić, czy osoba może zostać rozpoznana pośrednio z kontekstu.
  6. Trwale usunąć dane z treści i warstwy tekstowej dokumentu — nie tylko przykryć je czarnym prostokątem. Dlaczego to ważne, piszemy w tekście Czarny prostokąt w PDF to nie zawsze anonimizacja.
  7. Sprawdzić wynikowy plik przed publikacją, także przez wyszukiwanie i kopiowanie tekstu.
  8. Nadać bezpieczną nazwę pliku i usunąć zbędne metadane.
  9. Udokumentować, kto wykonał i kto zweryfikował anonimizację.
  10. Okresowo przeglądać starsze materiały dostępne w BIP.

Czego ten wyrok uczy rady, przewodniczącego i burmistrza?

Najważniejszy wniosek brzmi: obowiązek jawności nie zwalnia administratora z oceny celu, zakresu i niezbędności publikacji danych.

Radni, przewodniczący, pracownicy biura rady i przedstawiciele jednostek organizacyjnych powinni wiedzieć, że:

Jak Redakt może wesprzeć urząd?

Redakt nie służy do edycji nagrań z sesji. Może natomiast wesprzeć etap przygotowania dokumentów PDF i skanów publikowanych przez biuro rady — m.in. skarg, petycji, protokołów, projektów uchwał i załączników.

System wskazuje dane osobowe i informacje wynikające z kontekstu, a pracownik zatwierdza każde oznaczenie. Po akceptacji dane są trwale usuwane z pliku, bez zamiany całego dokumentu w obraz. Dzięki temu urząd zachowuje kontrolę nad decyzją i otrzymuje dokument nadający się do bezpieczniejszej publikacji. Wypróbuj Redakt na własnym dokumencie.

Najczęstsze pytania

Czy wszystkie dane radnego są informacją publiczną?

Nie. Jawne są przede wszystkim informacje pozostające w związku z pełnieniem funkcji publicznej. Informacje ze sfery prywatnej mogą podlegać ochronie, co potwierdził NSA w wyroku z 9 czerwca 2026 r.

Czy urząd może zanonimizować nagranie sesji rady?

Tak. Obowiązek udostępnienia nagrania nie oznacza prawa do publikowania wszystkich danych osobowych, które padły podczas obrad. Sposób ingerencji powinien umożliwiać ochronę danych, a jednocześnie zachowywać możliwie szeroki dostęp do informacji publicznej.

Czy można opublikować imię i nazwisko autora petycji?

Ustawa o petycjach przewiduje publikację imienia i nazwiska podmiotu wnoszącego petycję po wyrażeniu przez niego zgody. Adres zamieszkania i podpis nie powinny być automatycznie publikowane wraz ze skanem pisma.

Czy zamazanie danych czarnym prostokątem wystarczy?

Nie zawsze. Jeżeli tekst pozostaje w warstwie dokumentu, może dać się wyszukać, skopiować lub odzyskać. Anonimizacja powinna trwale usuwać dane z wynikowego pliku, a rezultat trzeba zweryfikować przed publikacją.

Czy automatyczne wykrywanie danych zastępuje decyzję pracownika?

Nie. Narzędzie może przyspieszyć wyszukiwanie danych i zmniejszyć ryzyko przeoczenia, ale ostateczną decyzję o zakresie jawności i anonimizacji powinien podjąć uprawniony pracownik na podstawie celu publikacji i obowiązujących przepisów.

Źródła

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena zakresu publikacji i anonimizacji wymaga uwzględnienia treści konkretnego dokumentu oraz celu jego udostępnienia.

Przetestuj anonimizację w systemie Redakt

Redakt to aplikacja internetowa MWC do anonimizacji PDF i skanów. AI wskazuje dane do sprawdzenia, a po Twoim zatwierdzeniu system trwale usuwa wybrane treści z dokumentu.

Wypróbuj Redakt bezpłatnie Poznaj funkcje systemu

Powiązane publikacje

Wróć do publikacji

Producent: MWC Sp. z o.o., ul. Kowalewicka 12, 60-002 Poznań, NIP 7831678932. Kontakt: info@mwc.pl.