Anonimizacja dokumentów krok po kroku. Proces bezpiecznej publikacji

Jak prawidłowo anonimizować dokumenty? Poznaj proces od ustalenia celu publikacji, przez analizę danych, po kontrolę gotowego pliku PDF.

Prawidłowa anonimizacja nie zaczyna się od wybrania w programie czarnego koloru. Najpierw trzeba ustalić, co urząd ma opublikować, które informacje są potrzebne odbiorcy oraz jakie dane mogłyby niepotrzebnie ujawnić tożsamość lub prywatną sytuację konkretnej osoby.

To dlatego skuteczna anonimizacja jest procesem, a nie pojedynczą czynnością techniczną. Poniższy model można wykorzystać przy uchwałach, skargach, petycjach, umowach, odpowiedziach na wnioski i innych materiałach przygotowywanych do BIP.

Krok 1. Ustal cel i podstawę publikacji

Najpierw odpowiedz na pytanie: dlaczego dokument lub informacja mają zostać udostępnione? Inny zakres jawności może wynikać z przepisów o dostępie do informacji publicznej, inny z przepisów szczególnych, a jeszcze inny z publikacji prowadzonej dobrowolnie.

Nie należy przyjmować dwóch automatycznych założeń: że cały dokument urzędowy musi być publiczny albo że każde imię i nazwisko należy usunąć. Informacje o osobach pełniących funkcje publiczne mogą podlegać jawności, gdy mają związek z pełnieniem funkcji. Prywatne dane mieszkańca wymagają odmiennej oceny.

Jeżeli zakres jawności jest niejasny, decyzję merytoryczną należy podjąć przed pracą nad plikiem, z udziałem właściciela sprawy i w razie potrzeby IOD lub obsługi prawnej.

Krok 2. Pracuj na kopii dokumentu

Oryginał powinien pozostać w systemie kancelaryjnym lub repozytorium zgodnie z zasadami obowiązującymi w urzędzie. Do publikacji przygotowuje się osobną kopię.

Taki podział ogranicza ryzyko, że zanonimizowana wersja zastąpi dokument źródłowy albo że do BIP trafi oryginał. Nazwa pliku również nie powinna zawierać danych osoby, np. nazwiska skarżącego czy numeru PESEL.

Krok 3. Rozpoznaj wszystkie informacje pozwalające na identyfikację

Lista nie kończy się na imieniu, nazwisku i PESEL. W zależności od sprawy identyfikować mogą także:

UODO zwraca uwagę, że identyfikacja może być pośrednia. Dokument należy więc czytać również z perspektywy lokalnej społeczności, w której opis sytuacji może wskazać konkretną osobę nawet bez nazwiska.

Krok 4. Obejrzyj cały pakiet, nie tylko pierwszą stronę

Błędy często pozostają w uzasadnieniu, tabeli, przypisie albo załączniku. Trzeba przejrzeć wszystkie strony oraz wszystkie pliki publikowane jako komplet. Warto zwrócić uwagę na nagłówki i stopki, skany kopert, potwierdzenia nadania, podpisy, pieczęcie, załączone fotografie i mapy.

Przy skanach potrzebne jest rozpoznanie tekstu OCR, ale wynik OCR jest jedynie pomocą. Może pominąć odręczny dopisek, fragment przy pieczęci lub słabo widoczny numer.

Krok 5. Zastosuj trwałą redakcję

Usuwana informacja nie może pozostać pod elementem graficznym. Narzędzie powinno trwale usunąć treść z warstwy tekstowej i obrazu, a następnie utworzyć bezpieczną kopię wynikową.

W niektórych dokumentach lepsze będzie usunięcie całej strony lub załącznika i dodanie informacji o zakresie wyłączenia. W innych wystarczy zredagowanie określonych fragmentów. Zakres ingerencji powinien odpowiadać wcześniejszej decyzji o jawności.

Krok 6. Sprawdź warstwy i dane ukryte

PDF może zawierać tekst OCR, komentarze, załączniki osadzone w pliku, pola formularza i metadane. Po redakcji warto:

Techniczne ryzyko zasłonięcia tekstu opisujemy szerzej w artykule Czarny prostokąt w PDF to nie zawsze anonimizacja.

Krok 7. Zleć kontrolę drugiej osobie

Osoba przygotowująca dokument wie, co chciała usunąć, dlatego może nie zauważyć własnego przeoczenia. Przy dokumentach zawierających dane wrażliwe, informacje o dzieciach albo większą liczbę osób kontrola drugiej osoby powinna być stałym etapem.

Kontrolujący powinien otrzymać gotową kopię przeznaczoną do publikacji i sprawdzać ją samodzielnie, a nie tylko zaakceptować listę oznaczeń pierwszej osoby.

Krok 8. Sprawdź plik pobrany z BIP

Po publikacji pobierz dokument ze strony tak, jak zrobiłby to mieszkaniec. Sprawdź, czy opublikowano właściwą wersję, czy bezpośredni adres prowadzi do nowego pliku i czy opis załącznika nie zawiera danych.

Warto zapisać informację o osobie przygotowującej kopię, osobie zatwierdzającej oraz dacie publikacji. Dzięki temu urząd potrafi wykazać działanie procedury i szybciej reaguje na ewentualny błąd.

Technologia powinna wspierać decyzję urzędu

Automatyczne rozpoznawanie danych może przyspieszyć analizę długiego dokumentu i wskazać fragmenty łatwe do przeoczenia. Nie rozstrzyga jednak samo, co w konkretnej sprawie jest jawne. Ostateczna decyzja oraz kontrola kopii pozostają po stronie upoważnionego pracownika.

Redakt prowadzi użytkownika od analizy dokumentu do utworzenia kopii PDF i pozwala sprawdzić proponowane oznaczenia przed eksportem. Wypróbuj anonimizację własnego dokumentu.

Źródła

Przetestuj anonimizację w systemie Redakt

Redakt to aplikacja internetowa MWC do anonimizacji PDF i skanów. AI wskazuje dane do sprawdzenia, a po Twoim zatwierdzeniu system trwale usuwa wybrane treści z dokumentu.

Wypróbuj Redakt bezpłatnie Poznaj funkcje systemu

Powiązane publikacje

Wróć do publikacji

Producent: MWC Sp. z o.o., ul. Kowalewicka 12, 60-002 Poznań, NIP 7831678932. Kontakt: info@mwc.pl.